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Les 4 meilleures façons de remplacer vos documents physiques par des PDF

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Les 4 meilleures façons de remplacer vos documents physiques par des PDF
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Vous avez une tonne de paperasse dans votre bureau et vous vous demandez comment vous en débarrasser sans perdre vos informations. On vous montre comment transformer vos documents papiers en PDF dans cet article.

 

Scannez vos documents et enregistrez-les au format PDF

Les 4 meilleures façons de remplacer vos documents physiques par des PDF

Si vous avez un scanner chez vous, c’est le moyen le plus simple de convertir des documents physiques en PDF. Vous pouvez également utiliser une application telle que Scanner Pro ou CamScanner sur iPhone ou Android. S’il vous est impossible de numériser et d’enregistrer vos documents numériquement, envisagez plutôt de les prendre en photo.

 

Créez un système de classement numérique pour tous vos documents importants

Un excellent moyen de stocker tous vos documents papier est de créer un système de classement numérique dans le cloud. Compresser un fichier pdf à l’aide de SodaPDF, vous pouvez réduire la taille de vos fichiers PDF sans perdre en qualité, notamment en redimensionnant les images, en acquérant ainsi moins d’espace et en sauvegardant plus de données dans le cloud.

Certaines options disponibles incluent : Dropbox, Google Drive et Microsoft OneDrive. Une fois que vous avez téléchargé ces applications sur votre ordinateur ou appareil mobile, il y aura une option pour “Créer un dossier”. Vous pouvez créer des dossiers pour différentes catégories telles que « Office », « Manuels et documents » ou le type spécifique de document que vous recherchez comme « Garantie ».

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Vous pouvez également télécharger des fichiers existants sur ces sites. L’un des avantages de l’utilisation d’un service de partage de fichiers est que tout sera enregistré au même endroit, ce qui vous permettra de le retrouver facilement lorsque vous en aurez à nouveau besoin.

 

Utilisez des outils comme Evernote

Evernote est un excellent moyen de garder une trace de tous vos reçus, relevés bancaires et autres informations personnelles importantes. Cela vous permettra de garder le contrôle de vos dépenses et de recevoir des alertes lorsque des factures sont dues ou s’il y a eu une activité inhabituelle dans un compte. Vous pouvez également utiliser la fonction de numérisation d’Evernote qui vous permet de numériser des documents, tels que des reçus, et de les enregistrer dans l’application.

Si vous avez un scanner à la maison, numérisez tous les documents importants dont vous avez besoin pour vos impôts ou à d’autres fins et stockez-les dans Evernote. Vous pouvez également utiliser une application iPhone comme Scanner Pro si aucun scanner physique n’est disponible. Evernote rendra automatiquement vos documents consultables et vous permettra de les stocker dans n’importe quel compte.

Vous pouvez également créer des fichiers manuellement, télécharger des fichiers existants ou prendre une photo du document avec votre téléphone si aucun scanner n’est disponible. Vous voudrez vous assurer qu’une fois téléchargé dans Evernote, il va directement dans un dossier approprié afin qu’il soit plus facile à trouver.

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Trouvez des moyens de numériser le travail scolaire

Si vous êtes étudiant, il est probable que vous ayez des piles de manuels et de classeurs à trimballer. Il peut être difficile de transporter tous ces objets lourds avec vous lors de vos déplacements ou de les ranger à la maison, ce qui encombre votre espace de vie. Mais il existe des moyens simples de numériser le travail scolaire afin que ce problème ne soit plus un problème.

L’un des moyens les plus simples de numériser le travail scolaire consiste à prendre une photo de chaque page avec votre téléphone et à la télécharger dans OneNote ou Evernote. Il est également possible de numériser des livres à la maison à l’aide d’applications telles que Scanner Pro, l’application iPhone CamScanner ou Optiscanning sur les appareils Android.

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